Provocarea
Adiant Medical avea programări gestionate parțial prin telefon, parțial prin formulare improvizate. Pacienții pierdeau urma consultațiilor de control, iar neprezentările creșteau costurile. Recepția pierdea ore zilnic cu planificat manual, mutat sloturi și sunat fiecare pacient pentru confirmare. Lipsa unui sistem unic crea fricțiuni la fiecare contact cu pacientul.
Soluția
Am livrat un site medical complet și o aplicație de programări construită pe nevoia clinicii, conectată direct cu site-ul. Pacientul vede specialitățile și medicii pe site și se programează online în câteva secunde. Aplicația are calendar pe medic, confirmări și remindere automate pe SMS și email, plus facturare. Tot ce schimbă clinica în aplicație, un medic nou, un serviciu, un program, apare instant pe site, fără să atingă codul. Un singur loc de administrat, în loc de două.
Cum a fost, de fapt
Adiant Medical este o clinică medicală multi-specialitate din Pitești. Când au venit la noi, aveau un site vechi și un sistem de programări improvizat. Am construit împreună ceva ce nu știam încă cât de complex va fi.
La început era doar un site
Adiant ne-a contactat cu o cerere simplă: vor un site nou, care să arate ce face clinica și să arate bine pe telefon. Atât. Nu vorbeam încă de aplicații sau fluxuri de programări. Era o clinică din Pitești care voia să existe decent online.
Am început cum începem de obicei, cu o ședință în care întrebăm mai mult decât răspundem. Cine face programările acum? Cât timp ia? Ce se întâmplă când cineva lipsește? După prima oră de discuție, era clar că problema nu era site-ul.
Ce am descoperit în prima săptămână
Programările stăteau într-un Excel. Un singur Excel, actualizat de o singură persoană. Când aceea lipsea, nimeni nu știa cu certitudine cine era programat, la ce oră, la ce medic. Telefoanele de confirmare consumau aproape două ore în fiecare dimineață, înainte ca clinica să se deschidă efectiv.
Pacienții de control uitau consultația următoare și nu mai reveneau. Nu era neglijență, era pur și simplu lipsa unui reminder. Problema nu era vizibilitatea online, era fluxul intern. Site-ul nou ar fi rezolvat imaginea, nu fondul.
Decizia care a schimbat proiectul
Puteam recomanda o soluție existentă pe piață. Ar fi fost mai rapid și mai ieftin pe termen scurt. Dar Adiant lucra cu mai multe specialități, fiecare medic cu propriul calendar și propriile ore disponibile, iar niciun tool generic pe care l-am testat nu acoperea asta fără compromisuri serioase.
Am propus să construim aplicația de la zero, integrată direct cu site-ul. Au acceptat. A fost momentul în care proiectul a crescut de vreo două ori ca amploare și a început să devină ceva ce merita cu adevărat construit.
Pacientul vede medicul pe site și se programează în trei click-uri
Site-ul și aplicația împărtășesc aceeași sursă de date. Clinica adaugă un medic în aplicație și apare pe site în câteva secunde. Modifică un program sau adaugă o specialitate nouă, site-ul îl reflectă imediat, fără să atingă codul, fără să sune pe nimeni.
Pacientul navighează pe site, alege specialitatea, vede medicii disponibili și rezervă un slot liber direct. Fără telefon. Fără formular separat care ajunge într-un inbox pe care nimeni nu-l verifică la timp. Confirmarea și reminderul vin automat, pe SMS și email.
Când totul era gata și nimic nu funcționa cum trebuia
La două săptămâni înainte de lansare, sistemul de remindere SMS trimitea confirmările la ore greșite. Pacienții primeau mesaje la 23:00. Nu era o eroare de logică, era o problemă de timezone în serverul de producție. L-am prins la un test manual de noapte, aproape din greșeală.
Am petrecut aproape patru ore să identificăm cauza exactă, pentru că bug-ul nu se reproducea local. Când l-am rezolvat, am adăugat un test automat care verifică timezone-ul la fiecare deploy. Așa nu mai puteam lansa o versiune cu aceeași problemă, indiferent cât de grăbiți am fi.
Azi, recepția are timp să se ocupe de pacienți
Aplicația rulează în producție de mai bine de un an. Clinica din Pitești continuă să crească, specialități noi, medici noi. Fiecare adăugare durează minute, nu zile. Recepția nu mai pierde dimineața pe telefoane de confirmare.
Următorul pas pe care îl discutăm este un modul de istoric, pentru pacienții care vin periodic și vor să aibă într-un singur loc toate consultațiile anterioare. Nu e gata încă. Dar știm deja cum îl construim.
Nu construim aplicații. Construim fluxuri care funcționează când nimeni nu le mai supraveghează.
Tehnologii folosite
- Next.js
- Aplicație de programări custom
- Calendar pe medic
- SMS + email automat
- Facturare
Rezultate
Lecții
Cheia nu a fost aplicația în sine, ci legătura ei cu site-ul. Când clinica modifică un singur loc și se vede peste tot, dispare munca dublă și greșelile din copiat date dintr-un sistem în altul. Programarea online a redus presiunea pe recepție mai ales în afara programului, când înainte se pierdeau pacienți care nu apucau să sune.